Künstliche Intelligenz kann längst mehr als Texte schreiben oder Fragen beantworten. Für Unternehmen wird vor allem die Automatisierung wiederkehrender Geschäftsprozesse interessant: Daten aus Dokumenten auslesen, Informationen zwischen Systemen übertragen, CRM-Prozesse anstoßen oder Abläufe zwischen verschiedenen Softwarelösungen miteinander verbinden.
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Genau hier setzt die Custom Business Automation von AFFYRO an. Das Angebot richtet sich an Unternehmen, die keine standardisierte KI-Lösung suchen, sondern eine individuellere Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse. Der Einstiegspreis liegt laut Anbieter 2026 bei 1.990 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer.
Doch lohnt sich diese Investition? Für welche Unternehmen ist das Angebot interessant und wann ist eine individuelle KI-Automatisierung wirtschaftlich sinnvoll?
Hinweis: Dieser Artikel wurde mit großer Sorgfalt recherchiert. Dennoch sind alle Angaben zum Angebotsumfang und zu den Preisen ohne Gewähr und können sich jederzeit ändern. Der Artikel wurde am 24.08.2026 veröffentlicht und zuletzt am 24.08.2026 editiert.
Was ist die Custom Business Automation von AFFYRO?
AFFYRO bezeichnet das Angebot auf seiner Website als „Custom Automation“ und beschreibt es als individuelle KI-Prozess-Anbindung. Als Beispiele für angebundene Systeme nennt der Anbieter CRM, Dokumente und ERP.
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Im Gegensatz zum standardisierten KI-Anfrage-Manager oder zum Firmen-KI-Chatbot geht es hier also nicht primär um eine einzelne Funktion. Im Mittelpunkt steht vielmehr die Verbindung verschiedener Unternehmensprozesse.
Laut Anbieter gehören folgende Leistungen zum Paket:
- Anbindung von Drittsystemen
- Nutzung von Make oder n8n
- automatische Dokumentenauslesung
- kompletter System-Architektur-Entwurf
- individuelle Abstimmung per Briefing
Der Ansatz ist damit besonders interessant für Unternehmen, bei denen mehrere digitale Werkzeuge miteinander verbunden werden sollen.
Was bedeutet „Custom Automation“ konkret?
Eine individuelle Business-Automatisierung kann beispielsweise einen Ablauf wie diesen abbilden:
E-Mail mit Dokument → KI liest Informationen aus → Daten werden strukturiert → CRM wird aktualisiert → Mitarbeiter erhält Benachrichtigung
Ohne Automatisierung müsste ein Mitarbeiter jeden dieser Schritte manuell durchführen.
Bei einem größeren Anfrage- oder Dokumentenvolumen kann sich daraus erheblicher Arbeitsaufwand ergeben.
Ein anderes Beispiel wäre ein Unternehmen, das regelmäßig Rechnungen, Bewerbungen, Bestellungen oder Kundenunterlagen erhält. Statt die wichtigsten Informationen manuell aus jedem Dokument zu übertragen, kann eine KI-gestützte Automatisierung bestimmte Daten extrahieren und anschließend an ein anderes System weitergeben.
Welche konkreten Abläufe mit AFFYRO umgesetzt werden können, hängt allerdings vom jeweiligen Projekt ab. Der Anbieter beschreibt das Angebot bewusst als individuelle Lösung.
Was kostet die Custom Business Automation?
Der aktuelle Einstiegspreis liegt laut AFFYRO bei:
ab 1.990 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer.
Das „ab“ ist dabei wichtig. Anders als bei den beiden standardisierten Paketen – KI-Anfrage-Manager für 790 Euro und Firmen-KI-Chatbot für 1.290 Euro – handelt es sich bei der Custom Automation um eine individuelle Leistung.
Je umfangreicher die gewünschten Schnittstellen und Prozesse sind, desto wichtiger ist deshalb eine genaue Klärung des Leistungsumfangs.
Zusätzlich bietet AFFYRO optional ein AI-Care-Paket für 69 Euro monatlich an. Darin sollen unter anderem API-Guthabenmanagement, laufende Überwachung der KI-Workflows, Server-Hosting und regelmäßige Prompt-Updates enthalten sein.
Was kostet die Lösung im ersten Jahr?
Wer die Custom Automation zum Einstiegspreis von 1.990 Euro bucht und zusätzlich zwölf Monate AI Care für jeweils 69 Euro nutzt, kommt rechnerisch auf:
1.990 Euro + 828 Euro = 2.818 Euro netto im ersten Jahr.
Das entspricht durchschnittlich rund 235 Euro netto pro Monat, wenn man die einmalige Einrichtung rechnerisch auf zwölf Monate verteilt.
Dabei handelt es sich lediglich um eine Beispielrechnung auf Basis der öffentlich angegebenen Preise. Ob AI Care benötigt wird und ob für eine konkrete Custom Automation weitere Kosten entstehen, sollte vor Vertragsabschluss geklärt werden.
Für wen ist das Angebot interessant?
Eine individuelle Automatisierung lohnt sich vor allem dann, wenn ein Unternehmen bereits funktionierende digitale Prozesse besitzt, diese aber noch nicht miteinander verbunden sind.
Interessant kann das beispielsweise für folgende Unternehmen sein:
- kleine und mittlere Unternehmen
- Agenturen
- Handwerksbetriebe
- Dienstleistungsunternehmen
- Immobilienunternehmen
- Online-Händler
- Beratungsunternehmen
- Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen
- Firmen mit CRM- und ERP-Systemen
- Unternehmen mit vielen wiederkehrenden Verwaltungsaufgaben
Entscheidend ist nicht unbedingt die Unternehmensgröße. Ein kleines Unternehmen kann ebenfalls von einer individuellen Automatisierung profitieren, wenn ein bestimmter Prozess jeden Monat viele Arbeitsstunden verursacht.
Der wichtigste Unterschied zu Standardlösungen
AFFYRO bietet drei unterschiedliche Automatisierungsstufen an.
| Angebot | Preis netto | Schwerpunkt |
|---|---|---|
| KI-Anfrage-Manager | 790 € | Kundenanfragen erfassen und qualifizieren |
| Firmen-KI Chatbot | 1.290 € | Website-Kommunikation und Lead-Erfassung |
| Custom Automation | ab 1.990 € | Individuelle Prozess- und Systemintegration |
Die Angaben stammen aus der aktuellen Angebotsseite von AFFYRO.
Damit ist die Custom Automation das komplexeste der drei Pakete.
Wer lediglich einen Website-Chatbot benötigt, muss nicht unbedingt fast 2.000 Euro oder mehr investieren. Wer dagegen beispielsweise CRM, ERP und Dokumentenverarbeitung miteinander verbinden möchte, benötigt unter Umständen gerade eine individuellere Lösung.
Der große Vorteil: Nicht alles muss neu programmiert werden
AFFYRO nennt ausdrücklich Make und n8n als mögliche Technologien für die Anbindung von Drittsystemen.
Solche Automatisierungsplattformen können verschiedene Anwendungen miteinander verbinden und Workflows auslösen.
Der Vorteil liegt darin, dass nicht jede Integration komplett individuell programmiert werden muss.
Ein Unternehmen könnte beispielsweise einen Ablauf benötigen, bei dem eine neue E-Mail einen Prozess auslöst, eine KI den Inhalt analysiert und anschließend bestimmte Informationen in ein CRM übertragen werden.
Die technische Komplexität steckt dann vor allem in der Konfiguration, Datenstruktur und Logik des Workflows.
Automatische Dokumentenauslesung als wichtiger Anwendungsfall
Besonders interessant ist die von AFFYRO genannte automatische Dokumentenauslesung.
In vielen Unternehmen entstehen täglich Dokumente mit strukturierten Informationen:
- Rechnungen
- Angebote
- Bestellungen
- Formulare
- Verträge
- Bewerbungsunterlagen
- Kundenanfragen
- Lieferdokumente
Wer daraus regelmäßig bestimmte Informationen manuell übertragen muss, hat einen klassischen Automatisierungsfall.
Beispielsweise könnten aus einem Dokument Kundennummer, Rechnungsnummer, Datum oder bestimmte Beträge extrahiert und anschließend in ein bestehendes System übertragen werden.
Das spart nicht nur Zeit. Eine gut kontrollierte Automatisierung kann auch die Zahl manueller Übertragungsfehler reduzieren.
Wie viel Zeit muss ein Unternehmen tatsächlich sparen?
Die entscheidende wirtschaftliche Frage lautet:
Wie viele Arbeitsstunden können durch die Automatisierung eingespart werden?
Nehmen wir ein einfaches Beispiel.
Ein Mitarbeiter verbringt jeden Monat 15 Stunden damit, Daten aus Dokumenten zu übertragen und anschließend mehrere Systeme zu aktualisieren.
Bei angenommenen internen Personalkosten von 30 Euro pro Stunde entspricht das:
15 × 30 Euro = 450 Euro pro Monat.
Würde die Automatisierung davon beispielsweise 60 Prozent einsparen, wären das 270 Euro monatlicher Aufwand, der theoretisch vermieden werden könnte.
Bei einer Investition von 1.990 Euro würde die reine Zeitersparnis damit nach rund 7,4 Monaten den Einstiegspreis erreichen.
Das ist ausdrücklich keine Garantie für die tatsächliche Amortisationsdauer. Es handelt sich lediglich um ein Rechenbeispiel. In der Praxis kommen weitere Faktoren hinzu: Wartung, API-Kosten, Fehlerkontrolle, Prozessanpassungen und der tatsächliche Automatisierungsgrad.
Noch interessanter wird die Rechnung bei Umsatzprozessen
Die Wirtschaftlichkeit einer Automatisierung muss sich nicht ausschließlich aus eingesparter Arbeitszeit ergeben.
Wenn ein automatisierter Prozess dafür sorgt, dass Anfragen schneller bearbeitet, Leads weniger häufig übersehen oder Angebote schneller erstellt werden, kann auch zusätzlicher Umsatz entstehen.
Angenommen, eine Automatisierung führt nur zu einem zusätzlichen Auftrag pro Monat und die daraus entstehende zusätzliche Deckungsbeitragsmarge liegt bei 300 Euro.
Dann wären das theoretisch 3.600 Euro zusätzlicher Deckungsbeitrag pro Jahr.
Auch diese Rechnung ist lediglich ein Beispiel. Sie zeigt aber, warum Business Automation für Unternehmen interessant sein kann: Nicht nur Kostenersparnis, sondern auch Prozessgeschwindigkeit und Umsatzpotenzial können relevant sein.
Was spricht für AFFYRO?
Ein wesentlicher Vorteil ist der schlüsselfertige Ansatz.
AFFYRO beschreibt seine KI-Automatisierung als Festpreis-Modell ohne klassische Stundensatzabrechnung. Statt umfangreicher Workshops soll der Kunde ein Online-Briefing ausfüllen, auf dessen Basis das System eingerichtet wird.
Das kann insbesondere für kleinere Unternehmen interessant sein.
Ein Unternehmer muss sich nicht zwangsläufig selbst in Make, n8n, APIs, Prompts und KI-Modelle einarbeiten.
Außerdem nennt AFFYRO einen kompletten System-Architektur-Entwurf als Bestandteil der Custom Automation.
Damit geht das Angebot über eine einfache „Wenn-dann“-Automatisierung hinaus.
Wo liegen die möglichen Nachteile?
Eine individuelle Automatisierung hat natürlich auch Grenzen.
1. Der Preis ist nur ein Einstiegspreis
Mit „ab 1.990 Euro“ wird bereits deutlich, dass komplexere Projekte teurer werden können.
Vor dem Kauf sollte deshalb genau definiert werden:
- Welche Systeme werden angebunden?
- Wie viele Workflows werden erstellt?
- Wie viele Dokumenttypen werden verarbeitet?
- Welche Änderungen sind später enthalten?
- Welche laufenden Kosten entstehen?
- Was passiert bei Fehlern?
2. Automatisierung braucht Pflege
Geschäftsprozesse verändern sich.
Ein CRM bekommt ein Update, ein ERP-System verändert eine Schnittstelle oder ein Unternehmen führt ein neues Formular ein.
Eine Automatisierung, die heute funktioniert, muss deshalb nicht dauerhaft unverändert funktionieren.
Das optionale AI-Care-Angebot soll laut AFFYRO gerade bei laufender Überwachung, Hosting, API-Guthaben und Prompt-Updates unterstützen.
3. KI ist nicht unfehlbar
Gerade bei Dokumentenverarbeitung können schlecht lesbare Dokumente, ungewöhnliche Formate oder unklare Angaben Probleme verursachen.
Deshalb sollte bei wichtigen Geschäftsprozessen immer ein Kontrollmechanismus vorhanden sein.
Eine gute Automatisierung sollte nicht nur den Normalfall beherrschen, sondern auch wissen, wann ein Mensch eingreifen muss.
Datenschutz und Datensicherheit nicht vergessen
Bei einer Custom Business Automation können unter Umständen sensible Unternehmens- und Kundendaten verarbeitet werden.
Das gilt insbesondere bei CRM-Daten, Rechnungen, Verträgen oder personenbezogenen Dokumenten.
Unternehmen sollten daher vor der Umsetzung unter anderem prüfen:
- Welche Daten werden verarbeitet?
- Welche KI-Modelle werden eingesetzt?
- Welche Drittanbieter erhalten Daten?
- Wo werden Daten gespeichert?
- Wie lange bleiben Daten gespeichert?
- Welche Zugriffsrechte besitzen die einzelnen Systeme?
- Wie werden Fehler und Datenverluste verhindert?
- Welche Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung sind notwendig?
Die öffentlich zugängliche AFFYRO-Seite enthält eine Datenschutzerklärung und benennt Michael Hoff als verantwortliche Stelle.
Für eine konkrete Automatisierung muss die datenschutzrechtliche Bewertung allerdings auf den tatsächlichen Datenfluss und die eingesetzten Systeme abgestimmt werden.
2026 besonders wichtig: KI-Kompetenz im Unternehmen
Der Einsatz von KI bringt 2026 auch regulatorische Fragen mit sich.
Der EU AI Act ist seit dem 2. August 2026 grundsätzlich anwendbar, wobei einzelne Vorschriften unterschiedliche Zeitpunkte haben. Die Europäische Kommission weist außerdem darauf hin, dass die Anforderungen an KI-Kompetenz bereits seit Februar 2025 gelten und 2026 weiter konkretisiert wurden.
Für Unternehmen bedeutet das: Wer KI-Systeme im Betrieb einsetzt, sollte nicht nur die technische Automatisierung betrachten. Mitarbeiter müssen auch wissen, welche Aufgaben das System übernimmt, welche Grenzen bestehen und wie mit Fehlern umzugehen ist.
Die EU-Kommission betont ausdrücklich, dass KI-Systeme Fehler machen können und wichtige Informationen überprüft werden sollten.
Gerade bei automatisierten Geschäftsprozessen ist dieses Prinzip wichtig.
Lohnt sich die Custom Automation für kleine Unternehmen?
Das hängt stark vom Prozess ab.
Für ein Unternehmen mit fünf Mitarbeitern, das lediglich wenige Dokumente pro Woche verarbeitet, können 1.990 Euro zunächst viel Geld sein.
Für einen Betrieb mit mehreren Mitarbeitern, der täglich hunderte Datensätze oder Dokumente manuell bearbeitet, kann die gleiche Investition dagegen sehr klein erscheinen.
Eine sinnvolle Vorabfrage lautet deshalb:
Welcher konkrete Prozess kostet aktuell am meisten Zeit?
Erst danach sollte man überlegen, ob dieser Prozess automatisierbar ist.
Drei Fragen vor dem Kauf
Wer sich für AFFYRO interessiert, sollte vor der Buchung möglichst konkrete Antworten auf drei Fragen verlangen.
Was genau wird automatisiert?
Nicht „KI für den Betrieb“, sondern ein konkreter Workflow sollte beschrieben werden.
Beispiel:
Eingehende PDF → Datenextraktion → Prüfung → CRM-Eintrag → Benachrichtigung
Je konkreter der Prozess definiert ist, desto einfacher lässt sich später beurteilen, ob die Automatisierung funktioniert.
Welche Systeme werden verbunden?
Hier sollte beispielsweise feststehen, ob CRM, ERP, E-Mail, Cloud-Speicher oder andere Anwendungen integriert werden.
Was passiert bei Fehlern?
Das ist eine der wichtigsten Fragen überhaupt.
Wenn eine KI einen Datensatz falsch ausliest, sollte nicht automatisch eine falsche Information an Kunden oder Geschäftspartner weitergegeben werden.
Ein sauberer Workflow benötigt deshalb Prüfregeln und gegebenenfalls eine menschliche Freigabe.
Für wen lohnt sich das Angebot 2026?
Die Custom Business Automation von AFFYRO dürfte besonders interessant sein für Unternehmen, die:
- viele wiederkehrende Verwaltungsaufgaben haben,
- mehrere Softwaresysteme parallel verwenden,
- häufig Dokumente manuell auswerten,
- Daten zwischen Systemen übertragen,
- ihre Mitarbeiter von Routineaufgaben entlasten möchten,
- keine eigene KI-Automatisierung entwickeln wollen,
- einen klar definierten Geschäftsprozess automatisieren können.
Weniger sinnvoll ist das Angebot für Unternehmen, bei denen kein nennenswerter manueller Aufwand vorhanden ist.
Auch ein schlecht organisierter Prozess sollte nicht einfach automatisiert werden. Zuerst sollte der Ablauf sinnvoll strukturiert werden. Anschließend kann geprüft werden, welche Schritte davon automatisiert werden können.
Fazit: Lohnt sich Custom Business Automation von AFFYRO?
Die Custom Business Automation von AFFYRO ist 2026 ein interessantes Angebot für Unternehmen, die über einfache KI-Anwendungen hinausgehen und konkrete Geschäftsprozesse miteinander verbinden möchten.
Mit einem Einstiegspreis von 1.990 Euro netto liegt die Lösung deutlich über den standardisierten AFFYRO-Angeboten. Dafür soll sie individuelle Systemintegrationen, Dokumentenauslesung und einen vollständigen Architekturentwurf ermöglichen.
Unser Tipp für Dich: Jetzt Custom Business Automation Angebot ansehen!
Der entscheidende Punkt ist deshalb nicht der absolute Preis, sondern der wirtschaftliche Nutzen.
Wenn ein automatisierter Prozess jeden Monat viele Arbeitsstunden spart oder zusätzliche Aufträge ermöglicht, können 1.990 Euro eine sinnvolle Investition sein. Bei einem geringen Prozessvolumen dürfte eine individuelle Automatisierung dagegen schwerer zu amortisieren sein.
Positiv ist der schlüsselfertige Ansatz ohne klassische Stundensatzabrechnung. Gleichzeitig sollte man vor dem Kauf genau festlegen, was zum individuellen Projekt gehört, welche Folgekosten entstehen und wie Wartung sowie Fehlerbehandlung geregelt sind.
Unser Fazit für 2026: Potenziell lohnenswert für Unternehmen mit hohem Automatisierungsbedarf, aber kein Produkt, das sich pauschal für jeden Betrieb rechnet. Je klarer der zu automatisierende Prozess und je höher das Einsparpotenzial, desto interessanter wird das Angebot.
Quellen und weiterführende Informationen
- AFFYRO – KI-Automatisierung und Custom Automation – Preise, Leistungsumfang und Angaben zur Custom Automation.
- Europäische Kommission – AI Act – Aktuelle Informationen zum europäischen KI-Rechtsrahmen.
- Europäische Kommission – KI-Kompetenz – Informationen zu KI-Kompetenz und den Anforderungen des AI Act.
- Europäische Kommission – KI für Unternehmen – Informationen zu Chancen, Risiken und verantwortungsvollem KI-Einsatz.
Hinweis: Preise und Leistungsumfang können sich ändern. Die Bewertung basiert auf den öffentlich zugänglichen Angaben von AFFYRO im August 2026 und stellt keine individuelle IT-, Datenschutz- oder Rechtsberatung dar.